1. Solicitud de la Conciliación. Quien la presenta, qué requisitos debe contener:
"La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las peticiones, no lo requieren."
Es decir, no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud de conciliación a excepción de las materias administrativa y laboral.
Por sustracción de materia, en civil, comercial, familia, penal, entre otras áreas, se podría concluir que la solicitud de conciliación cuando sea por escrito, deberá contener como mínimo:
1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.
2. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso.
3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud.
4. Hechos del conflicto.
5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.
6. Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada.
7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay.
8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes.
9. Firma(s) del solicitante(s).
"El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin apoderado. En este mismo sentido, la petición de conciliación la puede presentar la persona directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de abogado titulado, es decir, el derecho de postulación.
2. Qué debe hacer el conciliador cuando recibe una solicitud de la cual se desprende que el asunto no es conciliable?
De acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, cuando el conciliador determine que el conflicto por su naturaleza jurídica no es transigible, desistible o conciliable, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente contenido mínimo:
1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Fecha en la que es expedida la constancia.
3. Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).
4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.
5. Firma del conciliador.
En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.
3. Qué debe hacer el conciliador si en la solicitud se presentan pretensiones conciliables y no conciliables?
Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no conciliables como lo establece el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y en los conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación y dependiendo del resultado elaborar el acta o constancia que proceda.
De conformidad con los artículos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, si el conflicto es transigible, desistible o conciliable, el conciliador deberá citar a las partes por el medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes en su criterio deban asistir a la audiencia.
4. Cómo debe realizarse la citación para llevar a cabo la audiencia de conciliación? Qué debe contener o qué debe señalar la citación?
Para resolver esta pregunta, debemos comenzar por decir que hay dos formatos de citación uno que es para el solicitante y otra para la parte citada.
REQUISITOS DE LA CITACION A LA AUDIENCIA DE CONCILIACION PARA LA PARTE SOLICITANTE.
1. esta citación debe contener el nombre del solicitante, la fecha y hora en la cual se llevara a cabo la audiencia de conciliación.
2. en la citación se debe colocar que esa acta de acuerdo a la cual pueden llegar las partes tiene fuerza de ley, hace transito a cosa juzgada y presta merito ejecutivo.
3. Se debe pedir al solicitante que porte su documento de identidad así como los documentos que puedan servir de apoyo a las pretensiones perseguidas.
4. También se le debe advertir al solicitante la consecuencia jurídica que acarrea la no asistencia a esta audiencia, al respecto el artículo 35 de la ley 640 de 2001 establece lo siguiente: “REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. En los asuntos susceptibles de conciliación la conciliación extrajudicial en derecho es requisito de procedibilidad para acudir ante las jurisdicciones civil y familia de conformidad con lo previsto en la presente ley para cada una de estas áreas.”
PARAGRAFO 1. “Cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, sin perjuicio de lo previsto en los
artículos 22 y 29 de esta ley el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por el valor de dos (29 salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor del Consejo superior de la Judicatura.
REQUISITOS DE LA CITACION A LA AUDIENCIA DE CONCILIACION PARA LA PARTE CITADA.
1. Se debe indicar la fecha y hora de la audiencia y referencia del asunto, también la dirección exacta del centro de conciliación.
2. Hechos aportados por el solicitante
3. Pretensiones
4. Identificación del solicitante y el número de su cédula de ciudadanía.
5. Se debe indicar que el solicitado puede asistir a dicha audiencia con su abogado y que el acta de acuerdo al
6. que puedan llegar tiene fuerza de Ley, hace Tránsito a Cosa Juzgada y presta mérito ejecutivo.
7. Se debe pedir al solicitante que porte su documento de identidad así como los documentos que puedan servir de apoyo a las pretensiones perseguidas.
8. También se le debe advertir al solicitante la consecuencia jurídica que acarrea la no asistencia a esta audiencia, al respecto el artículo 35 de la ley 640 de 2001 establece lo siguiente: “REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. En los asuntos susceptibles de conciliación la conciliación extrajudicial en derecho es requisito de procedibilidad para acudir ante las jurisdicciones civil y familia de conformidad con lo previsto en la presente ley para cada una de estas áreas.”
PARAGRAFO 1. “Cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, sin perjuicio de lo previsto en los
Artículos 22 y 29 de esta ley el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por el valor de dos (29 salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor del Consejo superior de la Judicatura.
5. Cuáles son las consecuencias jurídicas de no asistir a una audiencia de conciliación?
ARTICULO 22- ley 640 INASISTENCIA A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO.
Salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su
conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos. Y, de acuerdo con el Artículo 35 de la Ley 640 de 2001, cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura.
6. En qué casos el conciliador debe redactar un acta de conciliación? Qué requisitos debe contener?
Articulo 1- Ley 640: Acta De Conciliación:
El acta del acuerdo conciliatorio deberá contener lo siguiente:
1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.
2. Identificación del Conciliador.
3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
Procede realizar el acta de la conciliación en los siguientes casos:
1. Cuando hay acuerdo total entre las partes.
2. Cuando hay acuerdo parcial entre las partes.
3. Cuando las partes no llegan a ningún acuerdo.
7. En qué casos el conciliador debe expedir constancias?¿Qué requisitos deben contener? ¿Cuál es el término que señala la ley para expedirlas?
Artículo 2º ley 460 de 2001 Constancias. El conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo.
2. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere.
3. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los 10 días calendario siguientes a la presentación de la solicitud.
En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados. Los funcionarios públicos facultados para conciliar conservarán las copias de las constancias que expidan y los conciliadores de los centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su archivo.
8. ¿Qué pueden hacer las partes si no asisten a la audiencia de conciliación?
Si alguna de las partes no asiste a la audiencia y no se excusa, se le citara a una segunda reunión, si a esta no asiste y tampoco se excusa, se expedirá una constancia de su inasistencia y se le entregara a quien si asiste a la audiencia.
Dicha constancia sirve para que, en el evento de que se adelante un proceso judicial por los mismos hechos, se haga valer como un indicio grave en contra de quien no asistió a la audiencia, el cual se aplicará a las pretensiones, en el evento en que formule una demanda, o en contra de las excepciones, en el evento en que conteste una demanda.
9.Cuál es el procedimiento para el registro y archivo de actas de conciliación? Quién está obligado a cumplir con esta formalidad? Qué pasa si el conciliador no registra el acta de conciliación?
ARTÍCULO 44. DECRETO 1829 DE 2013 :
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ARCHIVO DE ACTAS DE CONCILIACIÓN. El conciliador, deberá tramitar el registro de las actas de conciliación de que trata el artículo 14 de la Ley 640 de 2001, ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el conciliador está inscrito en varios Centros de Conciliación, registrará el acta en cualquiera de ellos a su elección, de lo cual comunicará a las partes. En todo caso, si la selección del conciliador se hace por designación de un Centro de Conciliación, el registro se realizará ante este mismo Centro.
El conciliador entregará al Centro de Conciliación copia de los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta de conciliación y tantas copias del acta como partes haya.
El Director del Centro de Conciliación verificará el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1o de la Ley 640 de 2001 y verificará que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador de su Centro. Si se cumplen las condiciones anteriores, el Centro imprimirá al reverso del acta de conciliación, el formulario de resultado del caso ingresado en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
El Director del Centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán los originales de las actas de conciliación a las personas interesadas. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, se conservará en el archivo del Centro.
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